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人が新しく会社に入ってきたり、退職や異動などで会社を出ていくタイミングには歓迎会や送別会を開くことが多いと思います。

普通の飲み会や忘年会、新年会などと違い、歓迎会や送別会には新しく入ってくる人、出て行く人とその会の主役となる主賓が存在します。

それ故に主賓から代金をもらってしまったり、思わぬ失敗をした経験がある方も多いのではないでしょうか？

逆にこの大事な場面でしっかりと気遣った会の企画運営ができれば「あいつはできる」と仕事面での評価につながる可能性もあります。

本記事ではそんな、歓迎会、送別会の幹事に抜擢された時に、ぜひ心がけておきたいちょっとした心遣いをご紹介します。

歓迎会・送別会が他の飲み会の企画よりも難しい理由とは？

会社には、普段の何気ない飲み会から、忘年会、新年会など年間を通して様々な飲み会が催されます。

しかし、その中でも特に企画の段階から気を使わなければならないのが歓迎会、送別会です。

他の飲み会の企画とは違い、歓迎会も送別会も、主役が存在するためです。（※昇進祝いなどはあまり会社の公式の飲み会としては行われることが少ないためここでは割愛します）主役がいる分、「飲み会の費用は主役からとっていいのだろうか？」「主役の挨拶はどのようなタイミングで行えば良いだろうか？」「プレゼントなどをあげた方が良いのだろうか？」など悩むことがより多くなります。

いわゆる普段の飲み会の企画を、主役への気遣いを含めて行わなければならないという点が難しいと言われる理由です。

では、実際にどのような点で気遣いが必要なのかを具体的にご紹介いたします。

参加費用額と徴収タイミングは？

基本的には歓迎会や、送別会など、主役がいる飲み会の場合には、主役から参加費用は取りません。

主役を除く参加者で参加費用を割るのが一般的です。

また、回収のタイミングは歓送迎会の場合には事前徴収が最適です。

なぜなら、主役の前で「料金は○○○○円になります」と会が終わった後にアナウンスしてしまっては、逆に主役に「私全然払いますよ！悪いです！」と気を使わせてしまいます。

そのため、事前に社内メール（主役は除く）で、事前徴収を行う旨、その理由を周知し、事前に徴収を行うのがベストです。

また、この時に、少し余裕をもって見積もった額を回収しておき、後日会計報告とともにそれぞれに残りのお金を返却した方が間違いがありません。

補足をすると、人はかかった額がトータルで同じであっても後でお金を返された方がお得に感じます。

心理的な面からみても、歓送迎会の参加費用は多めに事前徴収しておき、余った分は後日バックとした方が良いと言えます。

事前に上司などの寄付があった場合

歓送迎会の場合、上司が事前に「俺じゃあ1万円だすよ」と言ってくださる場合があります。

ここで「いえ、○○○○円で結構です」という事は、逆に上司にとって失礼にあたりますので、素直に「ありがとうございます！」とお礼を言って受け取りましょう。

歓送迎会では主役以外の方々の費用が高くなりがちなので、そのお金は、飲み会の費用に当ててありがたく使わせていただきましょう。

もし多めにもらいすぎてしまった場合には、入社年が若い順に、また女性から安くしていくのがポイントです。

また、寄付をしていただいた上司の方には、幹事から当日の会が終わってから「ごちそうさまでした」、次の日にメールで「昨日はありがとうございました」とお礼を忘れずに。

さらには会計報告の際には、もし上司全員が一律で多めに出したのであれば、報告と一緒に「○○さんにいくらいただきました」などを記載した方が良いですが、ほとんどの場合「○○さんは出しているが、○○さんは出していない」などまちまちな場合がほとんどなため、そういった事は記載する必要はありません。

むしろ、記載して「出さなかった上司」に変な負い目を感じさせてしまう可能性もありますので、余計なことは書かない方が無難です。

当日に上司などの寄付があった場合

事前に上司が多めに払うと言ってくださる場合もあれば、当日のお支払時に「1万円出すよ」と多めに支払ってくださる場合もあります。

この場合には特にお酒も入っているので、断ると失礼にあたります。

この場合には、一度ここで受け取っておき、後日参加者全員（※主役は除く）で均等に割ってバックをするのが一般的です。

また、お礼や会計報告に関しては「事前に上司などの寄付があった場合」と同様に対応しましょう。

主役の挨拶のタイミングは？

主役の挨拶のタイミングも迷うポイントです。

会社それぞれタイミングはあると思いますが、一般的にはお酒がすすんできた会の中盤（2時間であれば1時間後ぐらい）に挨拶をしてもらうのが良いと言われています。

なぜなら、次の条件をすべて満たすのは開始1時間後ぐらいだからです。

1時間後ぐらいに「では、せっかくなので今日の主役の○○さんに一言挨拶を頂きたいと思います」と言い、主役にとって挨拶しやすい状況を作っておきましょう。

これは補足ですが、送別会の場合には、歓迎会に比べて思い出話など話題ややじが飛びやすいため、挨拶は長くなりがちです。

一方で歓迎会は緊張もあり、また話す話題も少ないため挨拶は短くなりがちです。

そのため歓迎する、または送別する人数が多い場合、歓迎会の場合には、1人3分程度、送別会の際には1人5分程度見積もっておくようにしましょう。

送別会での挨拶における気遣い

主役の挨拶の後に、「では、○○さんと親交の深かった○○さんにも挨拶をいただきます」など仲の良い同僚の方に挨拶をしてもらうなども非常に喜ばれますので、ぜひ取り入れてみましょう。

プレゼントは渡したほうが良い？

歓迎会の際には、プレゼントはほとんどの場合不要です。しかし、送別会の場合には「いままでご苦労様でした」また、「次の職場に行ってもがんばってください」という気持ちをこめてプレゼントを渡してあげましょう。

そうすると非常に喜ばれます。

また、プレゼントを渡すタイミングは、主役の挨拶が終わった後がベストです。

「では、ここにいる全員から、○○さんへ、プレゼントがあります」と言って、主役にプレゼントを渡しに行きましょう。

プレゼント額の目安は？

プレゼントの額は目上の人であれば10,000円〜20,000円くらいがベストだと言われています。

このプレゼントの額が高すぎても逆に主役に気を使わせてしまいますし、この程度の額を目安に考えましょう。

同期であれば、5,000〜10,000円程度と言われますが、ここで大事なのは値段よりも送る側の気持ちです。

まとめると、大体5,000〜20,000円程度の予算で考えておけば相手に気を使わせすぎず、喜ばれるプレゼントになると思います。

どんなプレゼントがベスト？

一般的には送別会には花束を贈ることが多いと思います。しかし、先程もご紹介した通り、プレゼントで大切なのは額や品目以上に贈る側の気持ちです。

「自分のためにプレゼントを考えてくれたんだ」と自分たちの熱量や手間を相手に感じてもらうことが何より相手にとって嬉しいプレゼントになります。

例えば花束と一緒に、部署全員で寄せ書きをした色紙をプラスしてあげるだけでも、違ってきます。

また、花束と一緒に次のような工夫も良いでしょう。

衣類など身につけるものや趣味が分かれるものよりも、何か会社とつながりを感じるもの（グッズなど）、何か同僚とつながりを感じるもの（全員のメッセージが入った色紙など）、自分のことを見ていてくれたと感じるもの（自分の好きなもの）をプレゼントした方が喜ばれることが多いです。

幹事がプレゼントを決めてしまっても良いですが、主役と仲が良い方に「プレゼントを考えているんですが、あの方は何がお好きですか？」など聞いて回ったり、ある程度候補が上がった段階で、主役以外にアンケートを行い、多かったプレゼントに決定するという方法もあります。

もし幹事としてプレゼントで悩んだら、1人で悩まずに上司などにアドバイスをもらいにいきましょう。アドバイスを貰いに行くことで「あいつは出来ないやつだ」と思われることはありません。

しっかりと「あの方と親しい方に色々とプレゼントの案をお聞きしているんです」と大義名分を立てて、ぜひ積極的にアドバイスを求めに行ってみましょう。ここでダメなことは1人で考えすぎない、凝りすぎないということです。

まとめ

いかがでしたか？歓迎会や送別会は主役がいるため、その主役を常に気遣いながら会を執り行う必要があります。

その際に失礼なことをしては、自分の評価が下がってしまう可能性もありますので、今回記載したような気遣いをしっかりと実践し、主役に喜ばれる歓迎会、送別会を企画してみてはいかがでしょうか。