幹事必見！飲み会におすすめのケータリングはこちら

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忘年会や新年会、同窓会など、飲み会やイベントの幹事にとって一番対応に困るのが、参加予定者の当日ドタキャンです。 飲み会やイベントを開く際には、幹事は事前に居酒屋の予約であったり、人数分のケータリングやデリバリーの予約を行います。 ほとんどの場合当日キャンセルを行うと、100%の料金がかかってきてしまいます。（※飲み放題だけキャンセルできるところは多いですが、料理に関しては100%かかるところがほとんどです） 本来であれば、当日ドタキャンをした人が悪いので、後々に100%分の代金を当日ドタキャンをした方に請求するのが筋です。 しかし「行ってないのに、なぜ払わなければならないの・・・」と思う常識外れな方も多くいらっしゃいます。 後々に料金を支払うか支払わないかでトラブルになったり、ご自身でドタキャンした方の費用を肩代わりするはめになってしまった経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか？ ここではそんなトラブルを未然に防ぐ方法や、当日ドタキャンが発生してしまった時の対処法をご紹介いたします。

幹事にとって当日ドタキャンへの対応は苦労するポイント

2016年9月にオズモールが女性1,000名を対象に行った「幹事になって苦労したことは？」という質問に対し、1位の日程調整（66%）、2位のレストラン選び（59%）に次いで、約40%の方が「当日の参加者のキャンセル」と回答しています。

表1、幹事になって苦労したことは？

（参考元：オズモール「幹事になって苦労したこと」より）

この調査結果からも、幹事にとって参加者の当日ドタキャンは日程調整や会場選びと同様に幹事になった人が苦労されているポイントだということを伺い知ることができます。 では、当日ドタキャンをされると幹事はどのように困ってしまうのでしょうか？

当日ドタキャンをされて幹事が困る事とは？

当日ドタキャンをされると「キャンセル料を誰がどのように支払うか？」という対応で困ることがほとんどです。 記事の冒頭でも少しご紹介しましたが、当日ドタキャンをされた場合、ほとんどの場合100%のキャンセル料がかかってきてしまいます。 そのため、発生してしまったキャンセル料を誰が、どのように支払うかを幹事はその場で決めなければなりません。 当日ドタキャンした本人が率先して「本日いけません。キャンセル料は後日支払います」と連絡してくれていれば、当日は幹事が料金を立て替えて、後日当人から返却してもらうことでスムーズに対応することができます。 しかし実際はこのようにスムーズに対応できるケースばかりではありません。「なぜ、行ってないのに支払わなければならないの？」という非常識な事を平気で言って来る人もいますし、無断で欠席し、連絡しても音信不通という方も中にはいらっしゃいます。 また、中には「身内の不幸」やインフルエンザなど「病気」や「事故」などで行きたいけれども、行けないという方もいらっしゃいますので、幹事側の気持ちとして「キャンセル料を請求するのはなんだか悪い気がする・・・」と思ってしまい、言うに言えないこともあります。 では一体このような当日ドタキャンに幹事はどのような対応をしていけば良いのでしょうか？

当日ドタキャンは発生する前提で考えておこう！

当日ドタキャンが発生した時にその場で判断するのではなく、飲み会やイベントの幹事になった際には「当日ドタキャンは発生する」という前提で企画をすすめていくことが大切です。 なぜなら、当日ドタキャンは幹事がいくら頑張っても発生するからです。 試しに「ドタキャン　言い訳」とGoogleで検索してみると、次の図のように「約束をドタキャンしたいときの便利な言い訳3選」のような記事がたくさん出てきます。 この検索結果からは「当日ドタキャンしたい」と思っている人が少なからずいるということを伺い知ることができます。 例えば会社の飲み会であれば「付き合いの飲み会に気がのらない・・・」「今回は気分がのらない・・・」と思っている社員の方もいらっしゃるでしょう。また「参加するとは言ったものの、いざ当日になると面倒くさい」と感じてしまっている方もいらっしゃるでしょう。 このように、参加者の全員が「参加したい」と思って参加している訳ではないという大前提で企画を進めていくことが大切です。 具体的には、当日ドタキャンが発生してもキャンセル料に関するトラブルにならないような事前対策をしておくことが必要なのです。

当日ドタキャンを見込んだ事前対策とは？

当日ドタキャンが発生した際のトラブルを避けるために、幹事が事前に行える対策は次の2つです。 では、それぞれ具体的にどのような対策なのかをご紹介いたします。

【対策1】事前に「キャンセル料金」について告知しておく

幹事であれば、参加予定者全員に飲み会やイベントの詳細を事前に告知します。 その詳細と一緒に「注意事項」として次のようにキャンセル料金についての対応を書いておきましょう。 また、キャンセル料がかかる1日前にもう一度この詳細を「明日からキャンセル料金がかかってきてしまうので、欠席の方は今日までにご連絡ください」という一文を添えてお送りしましょう。 これで、当日ドタキャンを行った相手に後日請求できる「大義名分」をログとして文章で残すことができます。 ここで大切なことは、口で告知するのではなく、メールなど記録に残るような形で、キャンセル料についての告知をしておくことです。 口で告知してしまうと、後で「言った言わない」のトラブルの種になりかねませんが、このように目で見える記録で残っていると、相手に言い訳の余地がなくなります。 少し冷たい感じがしますが、幹事として様々な意見をもつ人をまとめ、しっかり飲み会を企画し運営していく上ではコレくらいしっかりやって丁度良いと思います。

【対策2】事前に集金しておく

上の対策1だけでは心配という方は、事前に次のような理由で集金し、当日キャンセルについての対応について追記しておくと確実です。 また、事前集金を行っておくと、当日キャンセル防止にもつながります。なぜなら「せっかく支払ったのだから行かないと損」という心理が参加予定者に働くからです。 人は無意識のうちに「損をしたくない」と考えています。 この心理を逆に利用することで、当日キャンセルへの事前対策、併せてキャンセル防止にもつながります。

集金する額が事前に分からない場合はどうすればいいの？

事前に集金しようと思っても、飲み会でコースを頼まない場合などには事前にいくら集金すれば良いかが分かりません。 そういった場合にはお店に電話をして、アラカルトで来店した場合に一人どれぐらいの費用を見積もっておけば良いかを訪ねてみましょう。たいていの場合「大体〜円くらいですね」と答えてくれます。 お店の人が見積もった費用に1000円足した額を集金しておけば、よほどイレギュラーな注文をしない限りは足りると思います。 もしくは食べログやぐるなびなどの参考予算に＋1000円足した額を回収するのも良いと思います。 このように事前に多めのお金を集めておき、余った分を参加者で割って後日バックするというやり方を取れば、確実です。 当日キャンセルをされた方には、当日参加したと過程してバックすれば問題ありません。 また、後で追加徴収されるよりも、後日バックされる方が得した気分になるという心理的なメリットもあります。 なお、この方法は後日バックすることが前提であるため、後日会う人と行う飲み会やイベントが前提となります。 初対面の方やその飲み会やイベント後に合う可能性が低い方が参加する場合には、後日バックしようにもできなかったり、振込の場合には手数料がかかり、赤字になってしまう可能性もありますので注意してください。

まとめ

いかがでしたか？「少しやり過ぎでは？」と感じてしまう方もいらっしゃると思いますが、当日キャンセルは殆どがキャンセル料金を誰がどのように支払うかという金銭問題に発展してしまいます。 幹事と参加者がお互いに気持ちよく飲み会やイベントを行う上でも、締めるところはしっかりと締めておかなければ、後々にお互いが不幸になる結果を招いてしまいます。今回ご紹介した事前対策で、すべての当日ドタキャンへの対応ができるとは限りませんが、当日ドタキャンが発生する前提で幹事は企画を行うようにしましょう。