打ち合わせや商談などのビジネスシーンで気軽に使えるレンタルスペースや貸し会議室。

ホワイトボードやプロジェクターが常設されている貸し会議室や1時間500円程度の格安で使用できる会議室など、駅から近い会議室など、予約する会議室によって立地や設備、料金設定などがそれぞれ違ってきます。

ほとんどの方が各会議室の立地や設備、料金設定などを確認し、インターネット上で予約を行います。

現地に行って下見をしている人はあまりいないと思います。

そのため、初めて使用する会議室の場合、実際に使って見て「失敗した・・・こうしておけばよかった」と後悔した経験がある方も多いのではないでしょうか。

ここでは、そんな実際の失敗経験を元に、ビジネスシーンで貸し会議室を利用する際に注意して確認しておきたい5つのポイントをご紹介いたします。

ポイント1：立地の確認

始めて行くレンタルスペースや貸し会議室の場合には、予定時間より15分程度早く行き、必ず立地を確認しておく必要があります。

なぜなら、レンタルスペースや貸し会議室の多くは住宅街の中や、雑居ビル街の中にあったりと、マップを見ながらでも間違ってしまうような場所にあることが多いためです。

また、ルノアールやコメダ珈琲のように事前に受付が必要な場合もあります。

時間通りに行ったはずなのに、間違えて隣の雑居ビルに入ってしまったり、少し迷ってしまったり、受付に時間がかかったりして、開始時刻に少し遅れてしまった経験がある方も多いのではないでしょうか？

また、自分が時間通り来ていても、相手側が同じように迷ってしまい遅れてしまうというケースも多いと思います。

自分、もしくは打ち合わせや商談の相手側が始めて使用するレンタルスペースの場合には、迷う可能性も考慮に入れて15分程度早く行き、立地を確認するようにしましょう。

事前に立地を確認し、相手側に「こういう特徴のあるビルです。わかりづらいので下に着きましたらご連絡ください」など送ってあげられるくらいの余裕をもって行くのがベストです。

ポイント2：備品・環境の確認

レンタルスペースや貸し会議室によってそれぞれ備品や環境が違ってきます。

プロジェクターやホワイトボード、Wi-Fi環境など、必要な備品がついていない場合には、別途オプションで予約をしなければなりません。

レンタルスペースや貸し会議室は無人の場合も多いので、行ってから「○○がない」と気づいても遅い場合があります。（※担当者に電話をすることで対応していただける場合もあります）

そのためしっかりと事前にどのような備品が付属しているのかをしっかりと確認メールなどで確かめておきましょう。

意外と見落としがちなのが、空調設備の有無とWi-Fiが入りづらい環境です。

「ここ安い」と思って予約したはいいが「夏なのに、空調設備が付いていなかった」「Wi-Fiの電波が入りにくくインターネットが遅かった」なんてことが稀にあります。

快適に過ごせない、またWi-Fiが繋がらない会議室での打ち合わせや商談ほど苦痛なことはありませんので、念のため「空調設備完備であるかどうか」の確認と、「Wi-Fiが入りづらい」という口コミがないかどうかをしっかりと確認しておくようにしましょう。

コツとしては、有線LANが無料でオプションでつけられるのであれば、一応つけておくと安心です。

ポイント3：延長可能かどうかの確認

打ち合わせや商談が長引くことはよくあります。そのため、「長引きそうだな」と感じた時にすぐに「追加延長」ができるように、延長できるかどうかを入室前に確認しておきましょう。

当日の延長はレンタルスペースや貸し会議室を予約したサイトで行える場合と、担当者に直接電話しなければいけない場合がありますが、直接電話して延長の確認をした方が、もし空いていなかった場合に同じフロアの他のスペースをレンタルできる場合があります。

事前に「少しの延長が可能かどうか？」の確認と「当日どこに電話すれば延長の予約ができるのか？」この2つの確認はしっかりとしておくようにしましょう。

ポイント4：飲食OKかどうかの確認

レンタルスペースや貸し会議室によっては飲食がNGの場合もあります。

もしNGだった場合には、事前に確認して、打ち合わせや商談相手に伝えておきましょう。

できれば、最低限室内で飲み物は飲める部屋を選んだ方が相手方にとっても失礼が無く、良いと言えます。

また、ルノアールやコメダ珈琲などが運営する会議室など、カフェが運営する会議室はワンドリンク制で必ず注文をしなければならない場合もありますので、そこも事前に確かめておきましょう。

ポイント5：自動販売機の有無

レンタルスペースや貸し会議室によっては、フロアに自動販売機が無く、外の自販機や近くのコンビニまで買いに行かなければならない場合があります。

「水が飲みたいのに飲めない」という状態ではお互いに快適に話し合いができません。

また、もしそういった環境であることが事前にわかっていたら、来る途中で買ってきたりすることもできますし、相手にも「この貸し会議室は近くに飲み物を買う場所がないのでもし飲み物が必要な場合は、途中で購入して来てくださいね」と事前にアナウンスすることができます。

また、そういった場合には、相手が水をもっていないことを想定して、あらかじめ水を人数分買って置いておくと相手にとって「この人すごく丁寧だな」と良い印象を持ってもらうことにもつながります。

自動販売機など飲み物が買える環境にあるかどうかは、詳細ページにも書かれていないことが多いので、事前に早く会場を訪れてチェックしておくとよいでしょう。

ポイント6：喫煙所の有無

多くのレンタルスペースや貸し会議室は禁煙になっています。

もし、打ち合わせや商談相手に喫煙者がいた時にすぐに「喫煙はこちらです」と案内できるように、事前に担当者に喫煙所の有無、または喫煙したい場合の対処法を聞いておくと良いでしょう。

バルコニーで吸える場合や、近くのコンビニや喫煙所まで行かなければ吸えない場合などさまざまなケースがあります。

打ち合わせや商談相手が「喫煙所とかありますか？」と聞かれた時にサッと答えられるようにしておきましょう。

ポイント7：領収書の有無

「依頼すれば領収書を発行します」というレンタルスペース、貸し会議室が多いので、領収書が必要な場合には、事前に担当者に領収書について問い合わせておく必要があります。

使用後に行っても発行してくれない場合がありますので、注意が必要です。

レンタルスペースや貸し会議室検索・予約サイト一覧

もし、レンタルスペースや貸し会議室を借りたい場合には、次の記事でご紹介している、レンタルスペース、貸し会議室の検索・予約サイトを使って予約すると便利です。

数千室ある中から、条件や値段、空き時間などで検索結果を絞りこむことができ、より自分の条件に合ったレンタルスペースや貸し会議室を探しやすくなります。

また、中にはクレジットカードで即日予約・即日決済ができてしまう便利なサイトもありますので、ぜひ活用してみてください。

「打ち合わせや会議、セミナー会場選びに使える！貸し会議室・レンタルスペース15選」の記事を見る＞＞

まとめ

いかがでしたか？レンタルスペースや貸し会議室は手軽に安くインターネット上でレンタルできてしまうため、実際に行ってみて気づくことが沢山あります。

打ち合わせや商談など、お客様がいる場合には、そういった不手際はマイナスに評価されてしまう場合もありますので、レンタルスペースや貸し会議室を借りる際には、しっかりとレンタルする部屋の詳細を確認し、当日も早めに行って立地や自販機の有無などを確認しておく必要があります。

本記事でご紹介した7つのポイントは、実際に現地に行って気づくことが多いポイントなので、ぜひ参考にしてみてください。