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社内懇親会や親睦会の幹事になってしまった時に一番悩むのが日程調整です。

スケジュールを考慮しなければならない人数が多かったり、また全員が参加できない場合にどのように日程を選ぶべきか、非常に悩みます。

変な日程の調整の仕方をしてしまうと「行きたかったのに俺が行けない日になんで決めちゃったのー」など、少し嫌味を言われてしまう可能性もあります。

本記事では、そんな社内の懇親会や親睦会の幹事が知っておきたい日程調整のコツと、スケジュール調整を円滑にする調整アプリケーションをご紹介いたします。

幹事になって最も苦労するのは「スケジュール・日程調整」

オズモールが2016年に女性1000人に行った「幹事になって苦労したことは？」という質問に対し、次図の様に約66％もの方が「日程の調整」と回答。幹事になって最も苦労するのは、日程やスケジュールの調整だということが分かります。

表1、幹事になって苦労したことランキング

(参考元：オズモール「幹事になって苦労したこと」より）

規模別！幹事が知っておきたいスケジュール・日程調整のコツ

スケジュールや日程調整は人数が多くなるに従って難しくなります。そのため、開催規模によってスケジュールや日程調整方法を変えていく必要があります。

しかし、どの規模で開催するにしても、重要なのは「主賓（いわゆる会の主役やその会で一番格上の方）」が参加できる日程であるということです。

例えば誕生日会であれば、誕生日である本人が出席できない日程に決めてしまうのは会自体の意味合いも変わってきてしまいます。

これと同様に、まずは社内懇親会や親睦会での主賓が誰にあたるのかをしっかりと頭に入れておきましょう。

例えば、ある部署内全体で行う懇親会や親睦会であれば、主賓は部長になります。また、新入社員歓迎会を部署内で行う場合であれば、主賓は部長、そして新入社員になります。

この「主賓が参加できる日程」というポイントをしっかりとおさえつつ、規模別にスケジュール・日程調整のコツをご紹介していきます。

会社全体規模の懇親会、親睦会のスケジュール・日程調整のコツ

会社全体規模の懇親会、親睦会のスケジュール・日程調整をする場合には、「全員が参加できる日程は無い」とまず大前提で考えておきましょう。

次に考えるべきは「主賓は誰か？」です。会社全体規模であれば、優先順位は上から次のようになります。

まず社長と役員に参加できる日程を聞き、ここで優先順位をつけて3つほど仮日程を調整してしまいましょう。

その後行うべきは会場側の日程との照らし合わせです。会場が社内の大ホールや会議室などであれば問題ありませんが、外の会場や居酒屋などを使う場合には、会場・居酒屋側に先程の3つほどの仮日程が開いているかどうかを聞き、優先順位が高い日程で会場・居酒屋を仮押さえしましょう（※この時にいつからキャンセル料が発生するのかをきちんと会場・居酒屋側に確認しましょう）

仮押さえが済んだら、まず社長、役員の方に仮押さえが済んだということを連絡しておきます。

社長や役員の方は忙しいためこの連絡を怠ると、社長や役員の方が予定を入れてしまい「社長や役員が参加できない」という本末転倒な事態に陥りかねないので注意しましょう。

あとは、この仮日程を全社員に連絡し、出欠をとれば日程調整が完了します。全社員に連絡する上で必ずメール文に記載しておきたいのが、次の2点です。

回答期限を設けることで、なかなか日程を連絡しない人に「日程を入れてもらえますか」という大義名分が立ちますし、回答を全員が見れるようにシェアすることで、全員に「あの人がまだ入れていない」ということを自動的に周知することができます。

また、もし言いにくい場合には、部長や課長などに報告し、そちら側から日程調整シートへの回答を煽ってもらうようにしましょう。

このように根拠と筋道を立てて日程調整しておけば、もし仮に上司などに「何でこの日程にしちゃったの？俺行けないじゃん」と嫌味を言われてしまった場合にも「会社全体で行うため上の方から順番に日程を調整していった結果こうなりました」とはっきり説明することができますし、これには上司も文句は言えません。

このように、会が大きくなればなるほど、日程調整は決め打ちで、全員が参加できる日程はないという前提で行わなければ、難しいと言えます。

また、会が大きくなればなるほど、このように日程調整を行うにあたり、今回ご紹介したような全員が「なるほどね」と納得するような公平な筋道を立てて日程調整を行う必要があります。

会社全体で行う懇親会や親睦会の場合には、この点を頭にしっかり入れて行うようにしましょう。

連絡する社員の人数が多すぎる場合には？

連絡すべき人数が多すぎる場合には、各部署の部長などに出欠入力フォーマットを共有し、「この期日までに出欠確認をして、私にフォーマットを送ってください」という旨を部長宛に連絡し、部長に責任を持ってやっていただいた方が無難です。

部署規模の懇親会、親睦会のスケジュール・日程管理のコツ

基本的には会社全体規模の懇親会、親睦会と同様です。違うのは主賓が部長と次長、課長である点です。

こちらも会社全体規模と同様に、全員が「なるほどね」と納得するような公平な筋道を立てて日程調整を行いましょう。

また、部署規模であれば「歓送迎会」など主賓が変わる場合も多く発生します。例えば新入社員歓迎会であれば、主賓の優先順位は次のようになります。

また、送別会や退職祝い会などであれば、次のようになります。退職や異動の場合などには、退職者や異動者の直属の課長や次長、上司による挨拶が想定されるため、次のようになります。

すべてがこれに当てはまるという訳ではありませんが、部署単位で行う場合にも人数が多くなるため「全員が来れる日はない」という前提で進めていく必要があります。

10人程度、10人以下の懇親会、親睦会のスケジュール・日程管理のコツ

10人程度になれば「全員来れる日程」もありうるため、考慮していく必要があります。基本的には主賓はその会で一番格上の方になります。

例えば課で行う懇親会・親睦会であれば「課長」、もし小規模の部署であれば「部長」、グループ単位で行うものであれば「グループリーダー」などが主賓にあたります。

また「誕生会」や「歓送迎会」であれば、誕生日の方や退職、異動される方も主賓になります。

また、10人程度の場合には、まず主賓が都合の良い日程を3日ほどリストアップし、Excelで出欠表を作って共有したり、調整さんといったスケジュール・日程調整アプリを使って全員に「○参加可能」「△未定」「☓参加不可」を記入してもらいます。

そして次のような優先順位で日程を決めていきましょう。

この際に大切なのが、どのようにして日程調整を行うつもりなのかをしっかりとメールや表などに記載しておくことです。

例えば次のようにしっかりと日程調整を行う方法を書いておけば、後々に「なんで俺の行けない日程にしちゃったの・・・もしかして俺に参加してほしくなかったとか？」と嫌味を言われてしまっても「表に書いたとおりに日程調整をさせていただいたので、特に私情は挟んでいません」とはっきりいうことができます。

これは会社全体規模、部署規模の懇親会・親睦会での日程・スケジュール調整のコツのところでもご説明いたしましたが、日程調整で重要なのは「だれもが納得できる公平な方法で日程調整を行い、その方法をきちんと前もって公表する」ことです。

ここは日程・スケジュール調整を行う上で徹底しておきたいポイントです。

日程調整におすすめのアプリ、ツール

社内で日程調整を行うには次のようなものが最適です。

今現在は「調整さん」や「調整丸」「トントン」のように便利な日程調整アプリがありますが、会社や部署のように年齢層がバラバラで、人数が多い場合には逆にそういったアプリを使うと、使い方が分からない人がでたりして、逆に手間がかかったりしてしまう場合があります。

また、こういったアプリケーションを使って目上の方に出欠確認をするのが無礼だと捉えられる場合もあります。

そのため、会社規模や部署規模などの場合には、Excelなどで出欠表を作り、メールなどで共有するのが無難です。

一方で10人規模であれば、日程調整アプリを使った方が便利です。

おすすめの日程調整アプリ「調整さん」

（画像元：調整さんHPより　LINK）

「調整さん」は一番周知されている日程調整アプリです。他にも「調整丸」や「トントン」などを使っても良いですが、こちらでほとんど対応可能なので、他のアプリの紹介は割愛いたします。

「調整さん」はアプリでも提供されていますが、Webサービスとしても提供されているので、特に登録やインストール無しでも使用できます。

使い方はまず、幹事が次の項目を入力し、イベントを作成します。

作成すると専用URLが発行されるので、それを全員に電子メールなどで共有しましょう。

あとはそのURLをクリックして各参加者に参加可否（○、☓、△）を入力してもらえばOKです。

次のように全員の予定が合う日程が自動的に表示されます。

まとめ

いかがでしたか？規模によって日程・スケジュール調整のやり方に多少の違いはあれど、社内の懇親会や親睦会の調整を行う上で重要なのが、「だれもが納得できる公平な方法で日程調整を行い、その方法をきちんと前もって公表する」ことです。

もしその方法が「おかしい」と思った人がいればその時点で言ってくれますし、もし後々にこういった決め方がおかしいという意見があれば「何で最初に言ってくれなかったんですか？共有しましたよね？」と言うことができます。

つまり、幹事は参加者より弱い立場である以上、しっかりと筋を通し、大義名分を立ててから動くことが大切なのです。

すべてがこの通りになるとは考えられませんが、もし「どうすればいいかわからない」という方がいたら、ぜひこの日程・スケジュール調整のコツを参考にしてみてください。