そんな懇親会で多くの参加者をまとめ、時間内に懇親会をスムーズにすすめるのが司会の役割です。本記事では、社内や社外などビジネスシーンの懇親会の司会として押さえておくべき司会進行の仕方と、挨拶のコツを台本や例文を用いてご紹介いたします。
懇親会の司会を任されてまず悩むポイントが「懇親会のプログラム内容」です。
特に司会をいままでに経験したことがない方は、この時点で「どうしよう」と悩んでしまいます。
しかし、そう深く考える必要はありません。実は懇親会の流れはある程度パターン化されています。
まずは、一般的な懇親会の流れを押さえ、後からオリジナリティを加えていくのがポイントです。
社内で行うのか、社外で行うのか、または様々な業種の交流を測る異業種交流会なのかによって多少の違いはありますが、一般的な懇親会の流れは次の通りです。
先ほどご紹介した「一般的な懇親会の流れ」はあくまで一般的なものであって、それをベースにしながら各懇親会の主旨によってプログラムを変更したり、加えたりする必要があります。
一般的な流れ自体は崩さず、１〜１０のプログラムの中から不要なものを削除、または必要なものを加えていきましょう。
例えば、よくありがちな社内全体で行う懇親会の場合は次のように取捨選択をして当日の流れを組むことができます。
また、取引先などを招いて行う場合には、次のように当日の流れを組むことができます。
このように先ほどご紹介した一般的な流れをベースにして、プログラムの削除、追加を適宜していけば各懇親会に沿った流れを簡単に作ることができます。
当日の会の流れが決まったら、それを、次のように司会進行表を作成していきます。
司会進行表は、次の図のように、タイムスケジュール、担当者、懇親会の挨拶文（メモ書き程度）を盛り込み、当日司会をしながら見れるようにA4一枚にまとめるのがコツです。
表1、司会進行表（例）
| タイムスケジュール | プログラム | 担当者 | 挨拶文 |
| 13:00 | 開会の言葉 | ○○（司会者名） |
皆様こんばんは。 本日はお忙しいところ、多くの方にお集まりいただきまして、ありがとうございます。 私は、本日司会を務めさせていただきます、○○（名前）と申します。どうぞよろしくお願いいたします。 今回、弊社がお世話になっている取引先の方々をお招きしております。お互いにより親交を深め、お互いのビジネスの発展に繋げていけるような会にしたいと思っておりますので、皆様最後までどうかお楽しみいただければと思います。 それでは、これより懇親会を始めたいと思います。 |
| 13:10 | 懇親会主催者の挨拶 | ○○（懇親会主催者名） | それでは初めに、主催者を代表いたしまして弊社代表取締役○○よりご挨拶がございます。それでは、よろしくお願いします。 |
| 13:15 | 来賓の挨拶 | ○○（来賓代表者名） |
○○社長ありがとうございました。 続きまして、ご来賓の方々を代表いたしまして、株式会社○○の○○様に一言ご挨拶いただきたいと思います。 それでは○○様、よろしくお願いいたします。 |
| 13:20 | 乾杯 | ○○（来賓の重要な方） |
○○様、ありがとうございました。 それではここで、株式会社○○の○○様に乾杯のご発声をお願いしたいと思います。○○様よろしくお願いいたします。 |
懇親会をスムーズに進めるのが司会の役割です。
そのため、懇親会の各プログラムを取り仕切るために司会者は繋ぎの挨拶をする必要があります。ここも多くの司会者が「何を言えばいいのだろう・・・」と悩んでしまうポイントです。
実は、懇親会の挨拶もある程度パターン化されています。
そのため、懇親会の流れと同様に、一般的な挨拶をベースにして、懇親会の主旨に沿って修正を加えていけば問題ありません。
では、先ほどご紹介した一般的な懇親会の各プログラムで司会がどのような仕切りの挨拶をすれば良いのか、実際の挨拶例を元に注意すべきポイントをご紹介していきます。
開会の言葉は、司会が担当することが多いです。
開会の言葉に内容として盛り込むべきなのは「自己紹介」と「懇親会の主旨説明」です。
次表のような構成で開会の言葉を作り、その後自分で話しやすいように構成を入れ替えたり、修正していくと良いと思います。
表2、開会の言葉への繋ぎの挨拶（例）
| １、挨拶＆謝辞 | 皆様こんばんは。本日はお忙しいところ、多くの方にお集まりいただきまして、ありがとうございます。 |
|---|---|
| ２、自己紹介 | 私は、本日司会を務めさせていただきます、○○（名前）と申します。どうぞよろしくお願いいたします。 |
| ３、懇親会の主旨説明 | ※取引先を招いての懇親会を想定 今回、弊社がお世話になっている取引先の方々をお招きしております。お互いにより親交を深め、お互いのビジネスの発展に繋げていけるような会にしたいと思っておりますので、皆様最後までどうかお楽しみいただければと思います。 |
懇親会主催者の挨拶は、司会ではなく、主催者側の団体・企業で一番偉い方が行うのが一般的です。
例えば社内全体の懇親会であれば社長、部署の懇親会であれば部長が懇親会の主催者になります。
開会の言葉のあと、次のように懇親会主催者の挨拶へと繋ぐ挨拶を行うと良いと思います。
表2、懇親会主催者の挨拶への繋ぎの挨拶（例）
| １、懇親会主催者の挨拶への繋ぎ | ※取引先を招いての懇親会の場合 それでは初めに、主催者を代表いたしまして弊社代表取締役○○よりご挨拶がございます。それでは、よろしくお願いします。 ※社内の懇親会（部署）の場合 それでは初めに、○○部長より一言ご挨拶頂きたいと思います。○○部長よろしくお願いします。 |
|---|
挨拶が終わったあとには、必ず「○○社長、ありがとうございました」とお礼の言葉を言うようにしましょう。
ご来賓がいる場合には、懇親会主催者の挨拶の後に一言ご挨拶をいただくのが通例です。
社内懇親会など、来賓がいない場合にはプログラムから削除して問題ありません。
取引先1社をお招きした懇親会の場合には、お招きしている会社側（主催者ではない会社側）の一番偉い方が挨拶をするのが一般的です。
取引先を数社お招きした懇親会の場合には、「ご来賓の方々を代表いたしまして、株式会社○○の○○様に一言ご挨拶頂きたいと思います」と一言添えて、ご来賓の方々の中から1人ピックアップして挨拶を頂くのが一般的です。
ピックアップする際には「本当であればご来賓の方すべてにご挨拶いただきたいのですが、そうもいきませんので」としっかりと相手に敬意を払うような言葉を加えるのがポイントです。
ご来賓の方は、意外と紹介のされ方に敏感に反応しますので、間違わないように、しっかりと台本を作り込み、練習してから臨むようにしましょう。
懇親会主催者の挨拶のあと、次のように来賓の挨拶に繋げていくと良いと思います。
表3、懇親会主催者の挨拶への繋ぎの挨拶（例）
| １、来賓の挨拶への繋ぎ | ※取引先1社をお招きした懇親会の場合 続きまして、ご来賓の方々を代表いたしまして、株式会社○○の○○様に一言ご挨拶いただきたいと思います。それでは○○様、よろしくお願いいたします。 ※取引先を数社お招きした懇親会の場合 続きまして、ご来賓のおことばをいただきたいと思います。本当であれば、会場にお越しいただいております全てのご来賓の方々におことばを頂きたいところですが、そうもいきませんので、ご来賓の方々を代表いたしまして、株式会社○○の○○様に一言ご挨拶頂きたいと思います。それでは○○さま、よろしくお願いいたします。 |
|---|
ご来賓の挨拶が終わった後には、必ず「○○さま、ありがとうございました」とお礼の言葉を言うようにしましょう。
乾杯は、社内の場合には、重要な役職の方にお願いするのが一般的です。
取引先をおよびしている場合には、取引先の重要な方にお願いするのが一般的です。
お招きしている取引先が1社であれば良いのですが、数社いる場合には「どの取引先も重要である」ということを示すためにも、乾杯のご発声を頂く方が「我が社にとって重要な取引先である」という紹介の仕方は避けるようにしましょう。
変な前置きはせずに、シンプルに紹介するのがコツです。
表4、乾杯の挨拶への繋ぎの挨拶（例）
| １、乾杯への繋ぎ | それではここで、株式会社○○の○○様に乾杯のご発声をお願いしたいと思います。○○様よろしくお願いいたします。 |
|---|
乾杯後は少し賑やかになっているので、少し間を開けて「○○さま、ありがとうございました」と言うのがポイントです。
乾杯の後には、30分程度会食や歓談の時間をとるのが一般的です。
乾杯の発声から少し間を開けて次のように会食・歓談につなげていきましょう。
表5、会食・歓談への繋ぎの挨拶（例）
| １、会食・歓談への繋ぎ | それでは、しばらくご歓談ください。 |
|---|
祝電は会社の創立記念や、新商品完成記念、出版記念など、何か祝い事がある際に取引先などから送られてくるものであり、一般的な懇親会に祝電が届くことはあまりありません。
何か祝い事に関する懇親会出ない限りプログラムから削除してしまって問題ないでしょう。
もちろん何か祝い事でない場合でも祝電が実際に届いていた場合には、それを紹介するためにプログラムとして入た方が良いと思います。
もし祝電が届いていた場合には、次のように祝電披露へと繋げていきましょう。
表6、祝電披露への繋ぎの挨拶（例）
| １、祝電披露への繋ぎ | ご歓談中ではございますが、多くの方々から祝電をいただいておりますので、ご紹介させていただきます。 |
|---|
余興と聞くとダンスなど芸というイメージが強いと思いますが、実際のビジネスシーンの懇親会では「取引先の紹介」や「景品付きのビンゴゲーム」「福引大会」などが行われます。
また、大規模な場合にはマジシャンを招いての「マジックショー」や芸人さんを招いての「漫才」などが行われる場合があります。
社内懇親会などでは有志による出し物があったりと、懇親会によって実に様々です。
祝電披露、または会食・歓談から余興に行くときには次のように繋げていきましょう。
表7、余興への繋ぎの挨拶（例）
| １、余興への繋ぎ | ※景品付ビンゴゲームの場合 ご歓談中ではありますが、これからビンゴゲームを行います。入り口でお渡ししましたビンゴカードをお持ちでしょうか。お持ちでない方はお近くの弊社社員までお申し付けください。 ※マジックショーの場合 ご歓談中ではありますが、少しお耳を拝借させてください。実は、この会をより楽しんで頂くために世界的マジシャンの○○様をおよびしております。○○様どうぞ。 |
|---|---|
| ２、余興前 | ※景品付ビンゴゲームの場合 では、簡単ではありますが、ビンゴゲームのルール説明をさせていただきます。 ※マジックショーの場合 それでは、しばらくの間、世界的マジシャンの○○様によるマジックショーをお楽しみください。 |
| ３、余興 | ー |
余興の後には、簡単に余興をやってくれた方にお礼を述べ、「すごかったですね」「1等が○○なんて豪華ですね。ぜひ楽しんで来てください」など一言余興に関する感想を述べてから、次のように繋いでいきましょう。
表8、祝電披露への繋ぎの挨拶（例）
| １、会食・歓談への繋ぎ | それでは、しばらくご歓談ください。 |
|---|
ビジネスシーンの懇親会では、このような中締めを行うのが一般的です。
中締めは、主に退席した人たちへの配慮の意味で行います。中締めへの繋ぎの挨拶を行い、謝辞（お礼の言葉）へと繋げましょう。
謝辞は、主催者側の2番目に偉い方（社内懇親会であれば、専務、部署内の懇親会であれば次長など）が行うのが通例です。謝辞は、簡単な締めの挨拶と共に一本締めを行うのが一般的です。（※三本締めや万歳参照を行う場合もあります）
中締めへの繋ぎは次のように行いましょう。
表9、中締めへの繋ぎの挨拶（例）
| １、中締めへの繋ぎ | お楽しみのところ大変恐縮でございますが、後のご予定のある方もいらっしゃると思いますので、このあたりで一度中締めをさせていただきたいと思います。それでは締めのご挨拶を弊社専務取締役○○よりいただきたいと思います。それでは○○専務、よろしくお願いいたします。 |
|---|---|
| ２、中締め・謝辞 | ー |
| ３、中締め・謝辞後 | ○○専務、ありがとうございました。本日はお忙しいところ、弊社主催の懇親会へご参加いただき誠にありがとうございました。これにて懇親会を一旦お開きとさせていただきます。ありがとうございました。お時間に余裕のある方は、このあともご歓談をお楽しみください。 |
中締めの後も残って会を楽しむ方もいらっしゃいますので、しばらくのご歓談の後、次のように閉会の言葉を述べて会を終わりにしましょう。
なお、最後に司会者から「つたない進行ではありましたが、お付き合いいただき誠にありがとうございます」などの感謝の言葉も付け足すとなお丁寧です。
表10、閉会の言葉への繋ぎの挨拶（例）
| １、閉会の言葉への繋ぎ | ご歓談の中恐縮ですが、そろそろ懇親会のお開きの時間となってしまいました。本日は楽しんでいただけましたでしょうか。これにて、懇親会をお開きとさせていただきたいと思います。本日はお忙しいところ弊社主催の懇親会にご出席いただき誠にありがとうございました。 |
|---|
いかがでしたか、このように、各プログラムごとにどのような繋ぎの挨拶を入れるのかも含めて事前にしっかりと台本を作り、練習しておくことが大切です。
司会進行は準備が命です。
プロの司会者でも準備8、当日2という程に準備を抜かりなく行うのだそうです。
任された仕事を全うできるように、しっかりと準備をしておくようにしましょう。
飲み会の幹事様におすすめケータリング
↓↓↓
成人して社会人ともなれば仕事帰りや休みの日などに、お酒を飲んでストレスを発散する方も多いと思います。
アルコールは飲んでる時は楽しいと思いますが、ついつい飲み過ぎてしまい、二日酔いで後悔してしまう方も多いのではないでしょうか？
本記事では二日酔いで次の日に困らないように、誰でも簡単にできる二日酔い対策をお伝えしたいと思います。
実はポイントは飲み会中と飲み会後の対策にあったのです。
なぜ、人は二日酔いになるのでしょう。
人の体はアルコールを摂取すると、血液中にアセトアルデヒドという有害物質が発生します。
通常、この有害物質は肝臓で分解されますが、肝臓で分解できる量が限られているため、分解することができないほどのアルコールを飲んでしまうと、次に日に頭痛や吐き気などの症状となって表れてきます。
これが二日酔いです。
体質によってアセトアルデヒドを分解しやすい方とそうでない方がいるので、分解しにくい方がアルコールを飲み過ぎると二日酔いになりやすくなります。
また、人間の体はアルコールを分解するために水分が必要とします。
そのため、飲めば飲むほどに水分が抜け、脱水状態になると体調が悪くなってしまいます。
このように、アルコールの取りすぎは体に害をもたらすものなので、飲み過ぎがいかによくないかがお分り頂けると思います。
昔ほどではありませんが、社会人になると付き合いなどで、飲まざるを得ない場面が多々でてきます。
一体二日酔いにならないためには、どのような対策をしておけばよいのでしょうか？
実は飲み会前、飲み会中、飲み会後から寝る前まで、それぞれ違った対策を取ることによって、二日酔いになりにくくすることが可能です。
誰でも簡単にできる対策なので、飲み会前、飲み会中、飲み会後から寝る前まで、それぞれのタイミングでぜひ試してみてください。
二日酔いになりにくくするためにはお酒を飲む前の対策をしっかりしておきましょう。
やっておくべき対策は次の2つです。
まず、人間の体は空腹時にアルコールを摂取すると、他に吸収するものがない為、アルコールを急速に吸収してしまいます。
これは急激に肝臓に負担をかけてしまうため、うまく肝臓の分解能力が機能せずに、普通の時よりも酔いやすく次の日に残りやすくなります。
逆にある程度胃に物を入れておくと、急激に肝臓に負担をかけたり、一気にアルコールが体内に回るのを避けることができるため、二日酔いが軽減できます。
また、肝臓の働きを助けるサプリメントとして、ウコンの力やヘパリーゼなどを取ると、肝臓が働きやすくなるので二日酔いを軽減できます。
なので二日酔いを飲み会の前に避けたい場合は、飲む２～３時間前に軽く食事を済ませて胃に食べ物を入れ、ウコンやヘパリーゼなどを飲んでおくと良いと言えます。
もしそういった時間がない方は、牛乳を飲んでおくとよいでしょう。
実は、二日酔いにならないためには、飲み会中にできる二日酔い対策が重要です。
飲み会中にやるべき対策は以下の2つです。
まず、食べ物を食べる順番ですが、野菜からまず食べ始めることが重要です。
最初に野菜を摂取することで、体内の有害物質を身体の外へと出し、血糖値が上がりにくくなります。
よってアルコールの吸収を遅くしてくれる効果が期待できます。
野菜の次に食べるべきはタンパク質です。
タンパク質をとると、肝臓の細胞が活性されてアルコールを分解してくれる力を高めてくれます。
そして、最後に炭水化物を取ります。
炭水化物には体内の臓器の働きの栄養素になるので、肝臓の働きをよくする効果が期待できます。
また、食べる順番と共にやっておきたいことが、水分の摂取です。
肝臓でアルコールを分解するには大量の水分を必要とするので、お酒だけではなく一緒にお水をよく飲んでいくと分解も早まり、脱水症状にもなりにくくなるので二日酔いになりにくくなります。
この時気をつけたいのが、烏龍茶です。
よく、休憩として烏龍茶を頼む方がいらっしゃいますが、烏龍茶はアルコールと同様に利尿作用により水分を体から奪う作用があるため、かえって逆効果になります。
飲み会後から寝る前にできる二日酔いの対策も重要です。
主に次の対策をとっておくとよいでしょう。
・我慢せずに吐く
・電解物質を豊富に含むスポーツドリンクを飲む（※水分補給）
・睡眠時間を長く取る
まず、吐き気を我慢する方がいますが、吐き気があるということは体が毒を体外に出そうとしているということなので、素直に吐いて毒を外に出した方がすっきりします。
そのため、吐き気がある場合には我慢せずに吐いてしまう方がよいと言えます。
また、寝る前の対策で一番重要なのが、水分補給です。
水でもいいですが、電解物質を豊富に含んでいる、スポーツドリンクなどを少し多めに飲んで、アルコールの分解に必要な水分を補給してくとベストです。
また、最後に睡眠時間は少し多めに取るようにしましょう。
肝臓がアルコールを分解できる量に限界があると共に、睡眠中にアルコールを分解しているため100%良い睡眠を取ることができません。
そのため、飲みすぎた次の日は、なるべく長めに睡眠をとった方がアルコールも分解されやすく、また体も休まり次の日の二日酔いに繋がりづらくなります。
しかし、対策をとっていても、対策では対応しきれないほどのアルコールを飲んでしまった場合に、二日酔いになってしまうことは多々あります。
二日酔いになってしまった際には、次のような方法で対処してみてください。
・頭痛がひどい場合には、カフェインなど血管を拡張する作用のあるものを摂る
・吐き気やだるさがひどい場合には、スポーツドリンクやお味噌汁の様に電解物質や塩分を含む水分をとり、脱水状態から回復させる
また、もともと肝臓があまり強くない場合には、肝臓に負担がかかり過ぎたことが原因でだるい場合もあります。
そういった場合には、しじみのエキスなどを取り、肝臓に栄養を与えてあげるのも有効とされています。
実際に二日酔いになり頭痛やだるくなったりするのは辛いと思います。
しかし、本記事でご紹介させて頂いた通り、飲み会後だけではなく飲み会前や飲み会中にもしっかりと対策をしておくことで、二日酔いになりにくい飲み方をすることができます。
二日酔い対策は、社会人にとっては永遠の課題の一つでもありますので、ぜひ本記事を参考に実践してみてください。
人が新しく会社に入ってきたり、退職や異動などで会社を出ていくタイミングには歓迎会や送別会を開くことが多いと思います。
普通の飲み会や忘年会、新年会などと違い、歓迎会や送別会には新しく入ってくる人、出て行く人とその会の主役となる主賓が存在します。
それ故に主賓から代金をもらってしまったり、思わぬ失敗をした経験がある方も多いのではないでしょうか？
逆にこの大事な場面でしっかりと気遣った会の企画運営ができれば「あいつはできる」と仕事面での評価につながる可能性もあります。
本記事ではそんな、歓迎会、送別会の幹事に抜擢された時に、ぜひ心がけておきたいちょっとした心遣いをご紹介します。
会社には、普段の何気ない飲み会から、忘年会、新年会など年間を通して様々な飲み会が催されます。
しかし、その中でも特に企画の段階から気を使わなければならないのが歓迎会、送別会です。
他の飲み会の企画とは違い、歓迎会も送別会も、主役が存在するためです。（※昇進祝いなどはあまり会社の公式の飲み会としては行われることが少ないためここでは割愛します）主役がいる分、「飲み会の費用は主役からとっていいのだろうか？」「主役の挨拶はどのようなタイミングで行えば良いだろうか？」「プレゼントなどをあげた方が良いのだろうか？」など悩むことがより多くなります。
いわゆる普段の飲み会の企画を、主役への気遣いを含めて行わなければならないという点が難しいと言われる理由です。
では、実際にどのような点で気遣いが必要なのかを具体的にご紹介いたします。
基本的には歓迎会や、送別会など、主役がいる飲み会の場合には、主役から参加費用は取りません。
主役を除く参加者で参加費用を割るのが一般的です。
また、回収のタイミングは歓送迎会の場合には事前徴収が最適です。
なぜなら、主役の前で「料金は○○○○円になります」と会が終わった後にアナウンスしてしまっては、逆に主役に「私全然払いますよ！悪いです！」と気を使わせてしまいます。
そのため、事前に社内メール（主役は除く）で、事前徴収を行う旨、その理由を周知し、事前に徴収を行うのがベストです。
また、この時に、少し余裕をもって見積もった額を回収しておき、後日会計報告とともにそれぞれに残りのお金を返却した方が間違いがありません。
補足をすると、人はかかった額がトータルで同じであっても後でお金を返された方がお得に感じます。
心理的な面からみても、歓送迎会の参加費用は多めに事前徴収しておき、余った分は後日バックとした方が良いと言えます。
歓送迎会の場合、上司が事前に「俺じゃあ1万円だすよ」と言ってくださる場合があります。
ここで「いえ、○○○○円で結構です」という事は、逆に上司にとって失礼にあたりますので、素直に「ありがとうございます！」とお礼を言って受け取りましょう。
歓送迎会では主役以外の方々の費用が高くなりがちなので、そのお金は、飲み会の費用に当ててありがたく使わせていただきましょう。
もし多めにもらいすぎてしまった場合には、入社年が若い順に、また女性から安くしていくのがポイントです。
また、寄付をしていただいた上司の方には、幹事から当日の会が終わってから「ごちそうさまでした」、次の日にメールで「昨日はありがとうございました」とお礼を忘れずに。
さらには会計報告の際には、もし上司全員が一律で多めに出したのであれば、報告と一緒に「○○さんにいくらいただきました」などを記載した方が良いですが、ほとんどの場合「○○さんは出しているが、○○さんは出していない」などまちまちな場合がほとんどなため、そういった事は記載する必要はありません。
むしろ、記載して「出さなかった上司」に変な負い目を感じさせてしまう可能性もありますので、余計なことは書かない方が無難です。
事前に上司が多めに払うと言ってくださる場合もあれば、当日のお支払時に「1万円出すよ」と多めに支払ってくださる場合もあります。
この場合には特にお酒も入っているので、断ると失礼にあたります。
この場合には、一度ここで受け取っておき、後日参加者全員（※主役は除く）で均等に割ってバックをするのが一般的です。
また、お礼や会計報告に関しては「事前に上司などの寄付があった場合」と同様に対応しましょう。
主役の挨拶のタイミングも迷うポイントです。
会社それぞれタイミングはあると思いますが、一般的にはお酒がすすんできた会の中盤（2時間であれば1時間後ぐらい）に挨拶をしてもらうのが良いと言われています。
なぜなら、次の条件をすべて満たすのは開始1時間後ぐらいだからです。
1時間後ぐらいに「では、せっかくなので今日の主役の○○さんに一言挨拶を頂きたいと思います」と言い、主役にとって挨拶しやすい状況を作っておきましょう。
これは補足ですが、送別会の場合には、歓迎会に比べて思い出話など話題ややじが飛びやすいため、挨拶は長くなりがちです。
一方で歓迎会は緊張もあり、また話す話題も少ないため挨拶は短くなりがちです。
そのため歓迎する、または送別する人数が多い場合、歓迎会の場合には、1人3分程度、送別会の際には1人5分程度見積もっておくようにしましょう。
主役の挨拶の後に、「では、○○さんと親交の深かった○○さんにも挨拶をいただきます」など仲の良い同僚の方に挨拶をしてもらうなども非常に喜ばれますので、ぜひ取り入れてみましょう。
歓迎会の際には、プレゼントはほとんどの場合不要です。しかし、送別会の場合には「いままでご苦労様でした」また、「次の職場に行ってもがんばってください」という気持ちをこめてプレゼントを渡してあげましょう。
そうすると非常に喜ばれます。
また、プレゼントを渡すタイミングは、主役の挨拶が終わった後がベストです。
「では、ここにいる全員から、○○さんへ、プレゼントがあります」と言って、主役にプレゼントを渡しに行きましょう。
プレゼントの額は目上の人であれば10,000円〜20,000円くらいがベストだと言われています。
このプレゼントの額が高すぎても逆に主役に気を使わせてしまいますし、この程度の額を目安に考えましょう。
同期であれば、5,000〜10,000円程度と言われますが、ここで大事なのは値段よりも送る側の気持ちです。
まとめると、大体5,000〜20,000円程度の予算で考えておけば相手に気を使わせすぎず、喜ばれるプレゼントになると思います。
一般的には送別会には花束を贈ることが多いと思います。しかし、先程もご紹介した通り、プレゼントで大切なのは額や品目以上に贈る側の気持ちです。
「自分のためにプレゼントを考えてくれたんだ」と自分たちの熱量や手間を相手に感じてもらうことが何より相手にとって嬉しいプレゼントになります。
例えば花束と一緒に、部署全員で寄せ書きをした色紙をプラスしてあげるだけでも、違ってきます。
また、花束と一緒に次のような工夫も良いでしょう。
衣類など身につけるものや趣味が分かれるものよりも、何か会社とつながりを感じるもの（グッズなど）、何か同僚とつながりを感じるもの（全員のメッセージが入った色紙など）、自分のことを見ていてくれたと感じるもの（自分の好きなもの）をプレゼントした方が喜ばれることが多いです。
幹事がプレゼントを決めてしまっても良いですが、主役と仲が良い方に「プレゼントを考えているんですが、あの方は何がお好きですか？」など聞いて回ったり、ある程度候補が上がった段階で、主役以外にアンケートを行い、多かったプレゼントに決定するという方法もあります。
もし幹事としてプレゼントで悩んだら、1人で悩まずに上司などにアドバイスをもらいにいきましょう。アドバイスを貰いに行くことで「あいつは出来ないやつだ」と思われることはありません。
しっかりと「あの方と親しい方に色々とプレゼントの案をお聞きしているんです」と大義名分を立てて、ぜひ積極的にアドバイスを求めに行ってみましょう。ここでダメなことは1人で考えすぎない、凝りすぎないということです。
いかがでしたか？歓迎会や送別会は主役がいるため、その主役を常に気遣いながら会を執り行う必要があります。
その際に失礼なことをしては、自分の評価が下がってしまう可能性もありますので、今回記載したような気遣いをしっかりと実践し、主役に喜ばれる歓迎会、送別会を企画してみてはいかがでしょうか。
忘年会や新年会、同窓会など、飲み会やイベントの幹事にとって一番対応に困るのが、参加予定者の当日ドタキャンです。
飲み会やイベントを開く際には、幹事は事前に居酒屋の予約であったり、人数分のケータリングやデリバリーの予約を行います。
ほとんどの場合当日キャンセルを行うと、100%の料金がかかってきてしまいます。（※飲み放題だけキャンセルできるところは多いですが、料理に関しては100%かかるところがほとんどです）
本来であれば、当日ドタキャンをした人が悪いので、後々に100%分の代金を当日ドタキャンをした方に請求するのが筋です。
しかし「行ってないのに、なぜ払わなければならないの・・・」と思う常識外れな方も多くいらっしゃいます。
後々に料金を支払うか支払わないかでトラブルになったり、ご自身でドタキャンした方の費用を肩代わりするはめになってしまった経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか？
ここではそんなトラブルを未然に防ぐ方法や、当日ドタキャンが発生してしまった時の対処法をご紹介いたします。
2016年9月にオズモールが女性1,000名を対象に行った「幹事になって苦労したことは？」という質問に対し、1位の日程調整（66%）、2位のレストラン選び（59%）に次いで、約40%の方が「当日の参加者のキャンセル」と回答しています。
表1、幹事になって苦労したことは？
（参考元：オズモール「幹事になって苦労したこと」より）
この調査結果からも、幹事にとって参加者の当日ドタキャンは日程調整や会場選びと同様に幹事になった人が苦労されているポイントだということを伺い知ることができます。
では、当日ドタキャンをされると幹事はどのように困ってしまうのでしょうか？
当日ドタキャンをされると「キャンセル料を誰がどのように支払うか？」という対応で困ることがほとんどです。
記事の冒頭でも少しご紹介しましたが、当日ドタキャンをされた場合、ほとんどの場合100%のキャンセル料がかかってきてしまいます。
そのため、発生してしまったキャンセル料を誰が、どのように支払うかを幹事はその場で決めなければなりません。
当日ドタキャンした本人が率先して「本日いけません。キャンセル料は後日支払います」と連絡してくれていれば、当日は幹事が料金を立て替えて、後日当人から返却してもらうことでスムーズに対応することができます。
しかし実際はこのようにスムーズに対応できるケースばかりではありません。「なぜ、行ってないのに支払わなければならないの？」という非常識な事を平気で言って来る人もいますし、無断で欠席し、連絡しても音信不通という方も中にはいらっしゃいます。
また、中には「身内の不幸」やインフルエンザなど「病気」や「事故」などで行きたいけれども、行けないという方もいらっしゃいますので、幹事側の気持ちとして「キャンセル料を請求するのはなんだか悪い気がする・・・」と思ってしまい、言うに言えないこともあります。
では一体このような当日ドタキャンに幹事はどのような対応をしていけば良いのでしょうか？
当日ドタキャンが発生した時にその場で判断するのではなく、飲み会やイベントの幹事になった際には「当日ドタキャンは発生する」という前提で企画をすすめていくことが大切です。
なぜなら、当日ドタキャンは幹事がいくら頑張っても発生するからです。
試しに「ドタキャン 言い訳」とGoogleで検索してみると、次の図のように「約束をドタキャンしたいときの便利な言い訳3選」のような記事がたくさん出てきます。
この検索結果からは「当日ドタキャンしたい」と思っている人が少なからずいるということを伺い知ることができます。
例えば会社の飲み会であれば「付き合いの飲み会に気がのらない・・・」「今回は気分がのらない・・・」と思っている社員の方もいらっしゃるでしょう。また「参加するとは言ったものの、いざ当日になると面倒くさい」と感じてしまっている方もいらっしゃるでしょう。
このように、参加者の全員が「参加したい」と思って参加している訳ではないという大前提で企画を進めていくことが大切です。
具体的には、当日ドタキャンが発生してもキャンセル料に関するトラブルにならないような事前対策をしておくことが必要なのです。
当日ドタキャンが発生した際のトラブルを避けるために、幹事が事前に行える対策は次の2つです。
では、それぞれ具体的にどのような対策なのかをご紹介いたします。
幹事であれば、参加予定者全員に飲み会やイベントの詳細を事前に告知します。
その詳細と一緒に「注意事項」として次のようにキャンセル料金についての対応を書いておきましょう。
※注意事項
飲み会（またはイベント）の開催3日前からキャンセル料が次のように発生します。もし参加が難しそうな方は、5月21日までに幹事の○○までご連絡ください。ご連絡がなく、5月21日以降にキャンセルされた場合には、大変恐縮ですが、下記キャンセル料をご請求させていただきます。ご了承いただけますようお願いいたします。
【3日前】代金の20%
【2日前】代金の30%
【1日前】代金の50%
【当日】代金の100%
また、キャンセル料がかかる1日前にもう一度この詳細を「明日からキャンセル料金がかかってきてしまうので、欠席の方は今日までにご連絡ください」という一文を添えてお送りしましょう。
これで、当日ドタキャンを行った相手に後日請求できる「大義名分」をログとして文章で残すことができます。
ここで大切なことは、口で告知するのではなく、メールなど記録に残るような形で、キャンセル料についての告知をしておくことです。
口で告知してしまうと、後で「言った言わない」のトラブルの種になりかねませんが、このように目で見える記録で残っていると、相手に言い訳の余地がなくなります。
少し冷たい感じがしますが、幹事として様々な意見をもつ人をまとめ、しっかり飲み会を企画し運営していく上ではコレくらいしっかりやって丁度良いと思います。
上の対策1だけでは心配という方は、事前に次のような理由で集金し、当日キャンセルについての対応について追記しておくと確実です。
当日キャンセルが発生してしまうと、参加者全員の代金を再度計算し直さなければなりません。当日はそのような時間が発生してしまうとみなさまをお待たせしてしまう可能性があります。そういった事態を避けるために、今回は事前に参加費用を回収させていただきたいと思います。
なお、キャンセルをされる場合には、5月21日までに幹事の○○までご連絡ください。もし21日を過ぎてからキャンセルをされた場合には、事前にいただいた費用の中からキャンセル料金を引いた額をお返しいたします。大変恐縮ですが、ご理解のほどよろしくお願いいたします。
【3日前】代金の20%
【2日前】代金の30%
【1日前】代金の50%
【当日】代金の100%
また、事前集金を行っておくと、当日キャンセル防止にもつながります。なぜなら「せっかく支払ったのだから行かないと損」という心理が参加予定者に働くからです。
人は無意識のうちに「損をしたくない」と考えています。
この心理を逆に利用することで、当日キャンセルへの事前対策、併せてキャンセル防止にもつながります。
事前に集金しようと思っても、飲み会でコースを頼まない場合などには事前にいくら集金すれば良いかが分かりません。
そういった場合にはお店に電話をして、アラカルトで来店した場合に一人どれぐらいの費用を見積もっておけば良いかを訪ねてみましょう。たいていの場合「大体〜円くらいですね」と答えてくれます。
お店の人が見積もった費用に1000円足した額を集金しておけば、よほどイレギュラーな注文をしない限りは足りると思います。
もしくは食べログやぐるなびなどの参考予算に＋1000円足した額を回収するのも良いと思います。
このように事前に多めのお金を集めておき、余った分を参加者で割って後日バックするというやり方を取れば、確実です。
当日キャンセルをされた方には、当日参加したと過程してバックすれば問題ありません。
また、後で追加徴収されるよりも、後日バックされる方が得した気分になるという心理的なメリットもあります。
なお、この方法は後日バックすることが前提であるため、後日会う人と行う飲み会やイベントが前提となります。
初対面の方やその飲み会やイベント後に合う可能性が低い方が参加する場合には、後日バックしようにもできなかったり、振込の場合には手数料がかかり、赤字になってしまう可能性もありますので注意してください。
いかがでしたか？「少しやり過ぎでは？」と感じてしまう方もいらっしゃると思いますが、当日キャンセルは殆どがキャンセル料金を誰がどのように支払うかという金銭問題に発展してしまいます。
幹事と参加者がお互いに気持ちよく飲み会やイベントを行う上でも、締めるところはしっかりと締めておかなければ、後々にお互いが不幸になる結果を招いてしまいます。今回ご紹介した事前対策で、すべての当日ドタキャンへの対応ができるとは限りませんが、当日ドタキャンが発生する前提で幹事は企画を行うようにしましょう。
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