【出来る幹事術】飲み会や宴会の幹事が準備しておきたいアイテム8選

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飲み会や宴会などアルコールが入る席では、どんなトラブルが起こるかわかりません。

そのためにも、飲み会や宴会の幹事を任せられたら、できる限りのトラブルに対応できるような事前準備をしておくことが大切です。

特に会社の飲み会や宴会などは、上司や先輩など、自分を評価する立場にある方々が出席されている場合もあります。

幹事として臨機黄変にトラブルに対処できれば、それは上司や先輩などの好印象にもつながります。

本記事では、そんな飲み会や宴会をしっかりと開催し、さらにはできる限りのトラブルに臨機応変に対応するために、幹事が準備しておくと良いアイテムを8つご紹介いたします。

【アイテム1】スーパーの袋(最低4枚)

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飲み会や宴会などでは、いつだれが悪酔いをして嘔吐してしまうかわかりません。吐いてしまった場所がトイレや居酒屋の中であればまだ良いですが、駅や、帰りの電車やタクシーなど公共の場で吐いてしまう場合もあります。

最悪の場合、クリーニング代や弁償代を請求される事態に発展してしまう可能性もあり、そうなった場合は対応が大変です。

悪酔いしてしまった方がトイレ以外で嘔吐した場合に備え、周囲への迷惑を最小限に止めるという意味で、スーパーの袋を2重に重ねたエチケット袋を2セットほど準備しておくと良いでしょう。

参加者が悪酔いして、トイレ以外で嘔吐してしまう確率はそれほど高くありませんが、万が一の際に「これ使ってください」とサッとエチケット袋を出すことができれば、「なかなか気が回る幹事だ」と思ってもらいやすくなりますし、周囲の印象もよくなります。

平たく折りたたんでおけば、それほどかさばらないので、カバンに入れておいて損をすることはないでしょう。

【アイテム2】絆創膏

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飲み会や宴会などでは、酔っ払って転んだり、ものにぶつかったり、参加者が怪我をしてしまう可能性も考えられます。

それほど確率は高くはありませんが、参加者が酔っ払っている以上、普通よりも注意散漫になり怪我をしやすくなっていることは確かです。

万が一ちょっとした怪我をしてしまった時に「これ使ってください」と絆創膏を差し出すことができれば、「準備の良い幹事だ」と周囲に印象付けることができます。

かさばるので、絆創膏を箱ごと準備する必要はありませんが2枚程度はいざという時のために準備しておくと良いでしょう。

【アイテム3】防水ゴム手袋

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幹事になって一番大変なのが、悪酔いして公共の場所で吐いてしまった参加者の嘔吐物の処理です。汚く臭い上に、他人の嘔吐物を素手で扱うのは感染症の危険性があります。

そういった事態になる可能性は低いと言えるかもしれませんが、もし嘔吐物の処理をしなければならないとなった時に、ゴム手袋があると非常に重宝します。

先ほどご紹介したビニール袋とともに、万が一の事態に備え、1〜2枚入れておくと良いでしょう。

ゴム手袋と言っても、素材の厚いものではなく、薄く安いゴム手袋で問題ありません。

【アイテム4】出席者リストとペン

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少人数の飲み会や宴会であれば、特に必要ありませんが、部署の忘年会や新年会など大人数の飲み会や宴会では、「誰が既に来ていて、誰がまだ来ていないのか」を把握することが難しくなってきます。

そのため、10人以上の飲み会や宴会の際には、事前にエクセルなどで、出席者リストを作っておき、来た人にチェックをつけていくと管理しやすくなります。

また、一般的に集金は飲み会が始まる前に会社内で済ませてくるのが理想ですが、集金を飲み会が始まる時間を使って集金する場合にも、この出席者リストは重宝します。

場合によっては、上司がその場のノリで多く支払ってくれたりする場合もあります。

そういった飲み会や宴会を管理する意味で、10人以上の飲み会の場合には、出席者リストとペンを準備しておくと良いでしょう。

【アイテム5】封筒(銀行のATMで無料でもらえるものでOK)

 

飲み会や宴会などで、集金をする場合、お金をそのまま素手で集めていくのは見栄え的にもあまりよくありません。

また、自分の財布に入れて管理するのも少し考えものです。

そのため、集金したお金を管理する袋として、ご祝儀袋のサイズの縦長の封筒を持っておくと良いでしょう。

無理に買い揃える必要はなく、コンビニのATMや銀行のATMの横に置かれている無料の封筒で構いません。

飲み会や宴会など集金を行う場面では、非常に役立ちますので、幹事になったらカバンの中に1〜2枚準備しておくと良いでしょう。

【アイテム6】腕時計

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腕時計は社会人としての必須アイテムなので、常日頃から着用している方の方が多いと思いますが、飲み会や宴会の幹事として会を仕切る上で時間の把握は必要不可欠です。

例えば歓迎会や送別会など、主役のスピーチや、プレゼントの贈呈、ちょっとした挨拶が会の最中に予定されている場合には、だいたい飲み会が始まって1時間程度すぎた頃に行います。

会の進行を管理する上でも、腕時計のように時間をサッと把握できるものを準備しておきましょう。

【アイテム7】お釣り用の小銭

少人数であれば、飲み会後に集金を行う場合もありますが、会社の新年会や忘年会、歓送迎会の場合には、飲み会前に行うのが一般的です。

その際に、つい幹事が困ってしまいがちなのが、釣り銭です。

釣り銭が足りなくなると、集金が滞ってしまいます。そう言ったことが内容に、飲み会前には、次のように釣り銭を準備しておくようにしましょう。

釣り銭は次のように簡単に用意することができますので、ぜひ飲み会や宴会の集金前には準備をしておくようにしましょう。

釣り銭の準備の仕方

釣り銭は、営業時間内に銀行に行けば 次のような方法で簡単に作ることができます。

銀行での両替は、通常地方銀行であれば1日50枚まで、大手都市銀行であれば1日500枚までの両替は手数料無料でできますので、ぜひ活用してみてください。

  • 両替機を使う(大抵の銀行の支店、本店には用意されています)
  • 窓口で出金する(金種を指定するようにしましょう)
  • 硬貨対応のATMで出金する(おすすめは9990円の出金です。これにより、1000円札4枚、5000円札1枚、500円玉1枚、100円玉4枚、50円玉1枚、10円玉4枚と10人程度の飲み会にはちょうどいい釣り銭が1回で準備できてしまいます)

※硬貨対応のATMは銀行の営業時間内にしか硬貨を扱っていない場合もあります。

【アイテム8】二次会のお店リスト

会社の飲み会や宴会が終わったからと言って油断は禁物です。

飲み会や宴会には二次会がつきものです。また、二次会は基本的に出欠をその場で取り、その場で会場を探さなければなりません。

その地域のお店に詳しければ「ここはどうだろう?」とすぐに会場の目星をつけて、行動することができますが、あまり詳しくなかったり、そもそもあまり飲み会や宴会の会場選びに慣れてない場合には、対応が難しくなってしまいます。

また、二次会の場所がなかなか決まらないと、中には待ちきれずに違うお店に行ってしまう人や、帰ってしまう人も出てきてしまいます。

また、みんなお酒が入っているため「早くきめちゃえよ」など煽られたりすることもよくあります。

その場であたふたと焦ってしまうくらいであれば、最初から二次会があることを想定して、二次会に使えそうなお店のリストを作っておくと良いでしょう。

メモすべきは、お店の名前と、電話番号だけで問題ありません。

飲み会終盤に、「二次会の出欠」を取り、すぐにお店に予約の電話ができるように前もって準備しておきます。

そうすることで、スムーズに二次会の会場を抑えることができ、参加者の方を待たせることなく二次会へとお連れすることができます。

タクシー会社の電話番号リスト

参加者の中には、会場からそのままタクシーで帰るという方もいらっしゃいます。

特に取引先が参加される場合や、社長が参加される場合などには、幹事として最後の最後までおもてなしをすることが相手の好印象につながります。

飲み会の会場にタクシーを呼ぶということは、普通の飲み会や宴会ではあまり多くはありませんが、そういった場合に備えて、いつでもタクシーを呼べるように、タクシー会社の電話番号のリストも合わせて作っておくと便利です。

幹事は準備が8割!

幹事は、得意不得意があると思われがちですが、そんなことはありません。

できる幹事と言われる方はそれだけ、様々なシチュエーションに臨機応変に対応できるよう、抜かりなく準備をしているだけなのです。

むしろ事前に様々なシーンを想定した準備を抜かりなく行っておけば、誰でも出来る幹事になることができます。

会社の飲み会や宴会の幹事は、上司や周囲の方の印象をあげる大チャンスです。ぜひ、本記事を参考に、しっかり準備をしてみてください。