ランチを活用して社内を活性化する！ケータリングやデリバリー（オードブル）を活用したランチミーティング

2016年12月8日

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近年企業内コミュニケーションを深める一つの方法として、ランチミーティングを開催する企業が増えてきています。

それぞれがお弁当を持参して、ということではなく、社内の経費などを使い、幹事が一括でお弁当などを注文する方法が一般的です。

ランチミーティングではお弁当が一般的ですが、ケータリングやデリバリー（オードブル）なども活用することができます。むしろお弁当よりより円滑なコミュニケーションが取れると、最近では積極的にケータリングやデリバリー（オードブル）を活用する企業が増えてきているのです。

今回は、ケータリングやデリバリー（オードブル）をよりランチミーティングに活用するメリットやコツをご紹介します。

業績が良い企業はランチミーティングを活用している!?

弁当宅配の総合モール「ごちクル」を運営するスターフェスティバル株式会社が企業に対して行った「会議弁当・ケータリングに関する調査」によれば、社内でランチミーティングを開催している企業は全体の約24.5%。

つまり、4社に1社の割合で社内でランチミーティングを開催しているという結果となっています。

ランチの時間帯である12時〜13時は多忙な方や、保育園への送り迎えがあり早めに退社しなければならない社員でも参加しやすく、全体の参加率が良くなるという事などがランチミーティングが注目されている最大の理由と言えます。

また、同調査によれば、業績が好調な企業の内約83.7%が会社の経費でランチミーティングを行っているそうです。

ランチミーティングを行うだけではなく、ランチ代を会社経費で賄うことで、社員のモチベーションアップにもつながり、結果的に業績アップしているということがこの結果から分かります。

ランチミーティングのやり方や内容は各企業によって違いますが、「机を囲んで座りながら」が最も多いやり方です。

業績が良い企業は、テレビ会議・web会議・ランチミーティングなど、色んなスタイルを取り入れており、型にとらわれていないのが大きな特徴です。

一方で、業績の悪い企業のランチミーティングは、議論ばかり長くダラダラとして結論が出ない、目的がはっきりしていない、などといった問題点が多く、特に業績の良い企業より多く目立っていたのが、「目的がはっきりしていない」「話しが違う方向にずれる」という問題でした。

つまり、業績の良い企業は、会議の目的をしっかりと決めて、その目的に合わせてランチミーティングなど新しいスタイルを取り入れて会議を行っているため、積極的に議論されたものが業績につながっているとも言えるでしょう。

ランチミーティングを行う4つのメリット

ランチミーティングは社員の立場から「休憩時間がなくなる」などネガティブな意見もあります。

個人間のコミュニケーションが希薄になった現代では、若い世代を中心にそういった意見も多くなってきているようです。

しかし、ランチミーティングを取り入れることで次の4つのようなメリットもあります。

時間短縮になる
話しがまとまりやすい
他部署などとコミュニケーションが取りやすくなる
会議への参加率が良くなる
会議が和やかなムードになる

毎日や毎週定例で行うのは、業務時間でないため社員の中には「休憩時間になぜ？」と思ってしまう方もいらっしゃると思います。

そのため、頻繁にではなく、1ヶ月に2回などあまり社員の方の負担にならない頻度で開催するのがポイントです。

では、それぞれランチミーティングに具体的にどのようなメリットがあるのかを詳しくご紹介いたします。

メリット1：時間短縮になる

ランチミーティングは、昼の12時〜13時という比較的どの社員も集まりやすい時間を使い、部署や会社の連携を高めるための会議です。

本来「食事をする」「ミーティングをする」と別々に時間を取って行っていたものを、同時に行えるので、時間を有意義に使えます。

時間・スピードが命のビジネスにおいて、時間短縮は大きなメリットとなります。

メリット2：話しがまとまりやすい

「食事」は人をリラックスさせる効果があります。そのため、食事を取りながらミーティングを行うと話がまとまりやすくなるという効果があります。

また、業務に関するミーティングではなく、社内コミュニケーションを活性化させるためのミーティングであれば、食事をしながら行うことで、初めての相手であっても話しかけやすくなります。

また、クライアントとの商談なら、食事をしながら行うと話しがまとまりやすくなります。美味しい食事をしていると、幸せな気持ちになり会話も弾んで気分が良くなるためです。

メリット3：他部署などとコミュニケーションが取りやすくなる

食べている時は、リラックスした雰囲気になるので、普段話せないことも話せたり、意見も活発に出てきやすくなります。様々なアイデアが生まれやすく、素直な意見が聞けることで仲間意識も深まります。

また、職場でのコミュニケーションの一環として夜に開催される懇親会や接待なども、業務時間内のランチミーティングにすれば、短時間で終わらせることもでき、特に小さなお子さんがいる女性でも参加しやすいというメリットもあります。

このようなランチミーティングのメリットやミーティングの目的がはっきりしていれば、社内コミュニケーションを円滑化するだけではなく、普段は会話しない他部署との連携も取りやすくなり、また社員一人一人の社内の交友関係も広がっていきます。

メリット4：会議への参加率が良くなる

社内コミュニケーションを活性化させる取り組みとして、業務時間外に親睦会や飲み会、会食、イベントなどを企画している企業は多いと思います。近年その社内行事への「参加率の低下」が問題視されています。

個人間のコミュニケーションが希薄になってきている昨今では「なぜ業務時間以外まで会社に拘束されなければならないのか？」など業務時間外に行う社内コミュニケーション行事への不満も多くあがってきているのが現状です。

ランチミーティングであれば、そういった業務時間外の取り組みと違い、業務時間内で行う事ができます。また、一般的なランチタイムである12時〜13時は、多忙な人であっても比較的時間を取りやすく、また家庭の事情で早く帰らなければならない方や、業務時間外に参加ができないという方も気軽に参加できます。

このように、社内コミュニケーションイベントへの参加率が良くなるという点で、ランチミーティングはおすすめです。

メリット5：会議が長引かない

ランチミーティングはランチの時間（12：00〜13:00）という限られた時間で行うため、会議がダラダラと長引くことがありません。「いつ終わるんだろうな？」という面倒臭さも、きちんと終わりが決まっていれば起きにくくなります。

ランチミーティングでは一体何をやればいいの？

ランチミーティングで何を行うかは、各企業によって違いますが、主に会議では次のようなことが行われています。

「会社の将来性について」「会社のあり方について」など一つテーマを設定して、意見を出し合うブレスト会議
普段は顔を合わせない他部署同士で自己紹介をし合う
普段は顔を合わせない経営陣との会食
夏休みやGWの予定や、どう過ごしたかなどを発表し合う
海外からのお客様に「自国の文化」などを話して貰い、知見を深める

目的は内容によって様々ですが、例えば普段顔を合わせないような経営陣が参加をして「会社の方向性」や「会社の将来性」について意見交換をし合うランチミーティングの場合には、経営陣としては社員の生の声を聞くことができ、それを会社の課題として認識することができますし、また、社員としては経営陣の考えを直接聞くことができます。

社内で起きる問題の多くはコミュニケーション不足によって起こることが多いため、ランチミーティングなどで社内のコミュニケーションをしっかり取ることで、社内の問題解決につながったり、社員のモチベーションアップ、しいては会社の業績アップにつながる可能性もあります。

このように、ランチミーティングは、業務の延長線上で行うというよりは、親睦会や会食、イベントなどの代わりに、社員同士が、また経営陣とのコミュニケーションの場として考えると、自社にあった内容が明確になってくると思います。

ランチミーティングを成功させる3つのコツ

ランチミーティングにはメリットはたくさんありますが、社員の中には「昼食時間や休憩時間になぜ？」と不満を抱える方も出てきます。また、会の内容が全く参加者にとって意味を感じられない内容であれば「こんなのやっても意味がない」と参加しなくなってしまう方も出てくる可能性があります。

そこで、ランチミーティングを成功させるためには次の3つのポイントを抑えておくようにしましょう。

コツ1：ランチミーティングを行う目的を決めておく

「一体このミーティングはなんのために行われているのか？」をしっかり理解した状態で参加してもらわなければ、ランチミーティングの意味がありません。そのため、毎回のランチミーティング開催時にはそのランチミーティングを行う目的を事前に決めておくことが大切です。

「なぜこのミーティングが必要なのか？」をしっかりと説明してから、ミーティングを開始するようにしましょう。

コツ2：頻繁に開催しない

昼食時間は、いわゆる休憩時間なので、社員の中にはその時間のランチミーティングを苦痛と感じる方もいらっしゃいます。また毎日、や毎週など頻繁に行えば行うほどそういった方が増えてくる可能性があるので、参加する社員にとって負担にならない程度の頻度（2週間に1回程度）で開催するのが長続きするコツです。

コツ3：毎回話し合うテーマを決める

話し合うテーマをしっかりと指定しておくことは大切です。なぜなら、テーマを決めておかないと会話がすすまなかったり、会がグダグダになってきてしまいます。

グダグダな会議ほど社員に「意味があるのだろうか？」と思わせてしまう可能性が出てきますので「会社が今後新しい事業を行っていくとしたら？」などしっかりとテーマを決めて意見を出し合うことが大切です。

また、業務に関わる内容ではなく、海外出張に行かれた方の「出張レポート」や「夏休みの予定」など、その時々で旬な話題を採用するのも一つのやり方です。

また、あまりに重いテーマだと会の雰囲気が重くなり、あまりいい議論ができなくなりますし、会への参加が億劫になってくる人が出てきます。そのため、できる限り食事を楽しみながら楽しく議論ができるようなテーマ設定をおすすめします。

コツ4：ランチミーティングの幹事を決める

ランチミーティングと言えども、社内コミュニケーションや最終的には業績にもつながる大切な場です。また、部署やチーム全員の日程調整や、メンバーへの会議招請など、しっかりと会を運営していく幹事を1人立てた方がスムーズです。会が大きくなる場合には、人数に応じて幹事を決めておきましょう。

コツ5：強制参加にしない

強制参加ほど苦痛なものはありません。時には参加したくない時もあります。また、どうしても参加したくない社員などもいます。そういった人を無理やり参加させることはデメリットしかありません。そのため、ランチミーティングはできる限り参加して欲しい旨を伝えた上で、強制参加でないことも事前にお伝えしておくことが大切です。

しかし、一方で課長など役職者はよほどの用がない限り強制参加にした方が良いと言えます。なぜなら、無言の強制力が薄まるためです。役職者の参加には「課長が参加しているから、自分だけ参加しないわけにはいかない」という無言の圧力がありますから、これが有ると無いとでは、参加率が大幅に変わってきます。